Как сказать моему товарищу по команде, чтобы он перестал отвечать на письма, не адресованные ему?

Поскольку вы уверены, что это не какой-нибудь автоматический скрипт с уведомлениями вне офиса, работающий по протоколу haywire, вам, наверное, следует поговорить с этим человеком. Перефразируйте это не так, как вы раздражены им (даже если это так), потому что это может показаться непреднамеренно оскорбительным.

Я предлагаю что-то подобное, адресованное только самому дьяволу и ему:

Я ценю ваши усилия по информированию меня об отсутствиях, но я знаю, что сейчас никого нет, и я не жду немедленного ответа. Я посылаю эти сообщения в это время из-за разницы в часовых поясах, и ответ, как только Х снова окажется в офисе, вполне приемлем.

Пожалуйста, примите во внимание, что в будущем я знаю рабочее время офиса Х.

Ключевые моменты, на которые следует обратить внимание:

• Информационный
• Не обвинительный
• Благодарность за то, что они могут воспринимать как искренние усилия

Ваша цель - заставить разработчика понять, что есть лучшее использование своего времени, а не заставлять его чувствовать себя виноватым за попытку помочь (я предполагаю, что он пытается помочь здесь, и вы тоже должны - нет причин предполагать недобросовестность без какого-либо склонности, что недобросовестность находится в игре).

Возможно ли, что у вашего клиента установлена какая-то сумасшедшая штука, в которой он получает предупреждения по своей рабочей электронной почте в нерабочее время? Или, может быть, эта конкретная разработка “по вызову” в экстренных ситуациях и, таким образом, получает предупреждения по рабочей почте в нерабочее время? Если это так, то я вижу, как это его раздражает. В противном случае, его поведение в лучшем случае сбивает с толку.

Для того, чтобы определить, что происходит, наверное, лучше всего послать сообщение именно тому дьяволу, который отвечает на вас. Например, что-то вроде этого:

Привет девчонке,

Я заметил, что вы отвечаете на сообщения, которые я отправил X в нерабочее время. Учитывая разницу в часовых поясах, я знаю, что X не будет доступен для ответа при отправке сообщений электронной почты, поэтому я не ожидал немедленного ответа. Я просто отправлял электронные сообщения в рабочее время и не ожидал ответа X до начала рабочего дня.

Беспокоит ли получение электронных сообщений по этому адресу в нерабочее время? Если да, есть ли другой адрес, который я могу использовать, чтобы не беспокоить вас, или мне нужно запланировать отправку сообщений до начала рабочего дня?

Спасибо, Вы

Таким образом, вы можете:

• Убедиться, что Dev осознает, что вы не ожидаете ответов в нерабочее время, и поэтому его ответы до того, как X придет на работу, вам не понадобятся, если он думал, что они пришли.

• Избегайте обвинений в том, что Dev преднамеренно раздражает.

• Узнайте, не вызывают ли ваши сообщения электронной почты нежелательного раздражения Dev (например, предупреждения в учетной записи, которую Dev должен контролировать в нерабочее время), и если да, то как найти компромисс, который будет работать на вас обоих.

Причина этого не в адресе электронной почты, но в качестве обходного пути можно использовать планировщик электронной почты типа Boomerang for Gmail . Это позволило бы вам отправлять письма только в их рабочее время (хотя в таком случае это могло бы запутать клиента, создав у него впечатление, что вы работаете в то же время, что и они).

Я часто работаю с огромными (10+ часов) разницами в часовых поясах, и в прошлом мне говорили не отправлять письма в определенное время, поэтому я искал программное обеспечение, чтобы можно было “отправить” письмо, но отправка задерживалась до запланированного времени.

EDIT Зачем использовать программное обеспечение для составления расписания вместо того, чтобы напрямую общаться с человеком

Так как вы новичок в проекте, вы уверены, что это не только способ запуска проекта? Вы говорите, что вас раздражает электронная почта, но я был бы раздражен, если бы я был клиентом, и я организовал вещи определенным образом, а затем пришел новый подрядчик и начал говорить другим людям, что делать.

Так что, как вы сказали, у вас есть возможность преодолеть свое собственное чувство раздражения или попытаться написать тактичное электронное письмо, чтобы понять, что происходит. В своей собственной жизни я обнаружил, что если есть что-то, что я могу сделать, чтобы решить проблему самостоятельно (запланировать свои электронные письма в другое время), то это проще, чем потенциально расстраивать других людей, которые, возможно, уже работают так, как им нравится.

Если бы вы собирались написать письмо, я бы не сказал человеку перестать отвечать на ваши письма, как предполагают некоторые другие ответы (это не ваша работа - говорить другим, как делать их работу, если только вы не являетесь руководителем проекта); вместо этого, я бы извинился за то, что посылал письма в нерабочее время, и спросил, не предпочитают ли они, чтобы вы посылали письма только в их рабочее время…… Но опять же, поскольку человек отвечает вам в нерабочее время, говоря: “вы отправили письмо в нерабочее время, так что, пожалуйста, подождите”, то я чувствую, что можно предположить, что он не хочет получать письма в нерабочее время, поэтому я бы пошёл с Boomerang или с подобным решением.

Возможно, вам не удастся предотвратить такое поведение, поскольку оно вполне может быть результатом нездоровой офисной культуры на стороне клиентов. Как вы говорите, вы работаете значительно вне их обычного рабочего времени, но получаете ответы от кого-то, вовлеченного в цепочку.

Суть сообщения, которое вы получаете: “Я тоже работаю”. Это заявление кому-то другому, кто также получает это сообщение, что этот человек работает, когда он может делать что-то личное. По сути, этот человек работает в конкурентное рабочее время.

К сожалению, так как это письмо на самом деле не направлено на вас, а на самом деле направлено на кого-то другого, это может быть трудно предотвратить.

Самым эффективным способом, вероятно, было бы обращение к вашему товарищу по команде напрямую. Как и решение многих проблем: будьте ясны и говорите об этом.

Пока что вы пытались бить вокруг да около, надеясь не спровоцировать их, но это, кажется, не работает.

Так что в следующий раз, когда вы получите такой ответ, вы можете вежливо ответить, сказав, что вы в курсе, что вы посылаете его в это время из-за вашего рабочего времени, и (самое главное), что это не срочно, так что это может подождать до утра.

В качестве альтернативы, которая отнимет у них причину для ответа, вы также можете начать свое электронное письмо с сообщения, подтверждающего, что вы знаете, что их нет на работе в это время, и что вы не требуете немедленного ответа. Это должно донести сообщение до вашего товарища по команде, но может выглядеть странно для фактического получателя.

Это происходит постоянно, когда команды разбросаны по всему миру. Лично я использую две функции, чтобы не мешать кому-нибудь посреди ночи.

Опция отложенной доставки Outlook. Недостатком является то, что ваше устройство должно быть постоянно включено, чтобы доставка состоялась. Не всегда так обстоит дело с ноутбуками и мобильными пользователями.

Бумеранг для Gmail. Это решение на основе платной подписки, которое позволяет составлять электронную почту и доставлять ее в запланированные дату и время. Оно работает в автономном режиме, поэтому оно решает проблему с задержкой доставки Outlook.

Возможно, вы пользуетесь услугами другого провайдера электронной почты, поэтому ищите что-нибудь совместимое с ним. Также учтите предположение, что какой-то пользователь мог обновить почтовый поток до того, как ваше письмо было доставлено, и к тому времени оно может быть устаревшим.

Правка 1:

Я предполагаю, что задействовано только два часовых пояса. Являясь частью команд, в которых задействованы два или более часовых пояса, мы считаем необходимым обсудить тайминги с другими членами. Если проводятся периодические телефонные конференции, я бы предложил вам обсудить это со всеми членами Церкви. Это особенно помогает, когда задействовано более двух часовых поясов. Телеконференции - это лучшее место для обсуждения, так как все, кто участвует в проекте, узнают о полученных вами инструкциях.

Лишь немногие советы должны быть твердыми и отвечать, что вы знаете об этом факте. Я частично согласен с советом, но стараюсь не тереть его по лицу. Вместо того, чтобы просить совета, пометьте всех, кто преждевременно на что-то ответил, на следующих строчках:

Здравствуйте, я в курсе часового пояса клиента. Не могли бы вы посоветовать, в какое время лучше всего обратиться к клиенту?

Поводом для обращения за советом является тот факт, что вы являетесь последним участником проекта, а начатые проекты быстро формируют свою собственную подкультуру. Таким образом, быть частью подкультуры поможет, а не приходить в сильной на кого-то за ответ на вашу электронную почту.

Совет будет либо ответить в вашем часовом поясе или почтить часовой пояс клиента. Если позже, используйте планировщик электронной почты, как описано в начале. Если позже, наслаждайтесь вновь обретенной свободой :)

Правка 2:

Пример подкультуры:

• Люди, отмеченные в CC не получают оповещения во время их нерабочего времени.
• Электронная почта расписание в соответствии с часовым поясом получателей в TO
• Если несколько получателей с несколькими часовым поясом, электронная почта запланирована с приоритетом для получателя с ранним часовым поясом.