Как мне избежать такой снисходительности, когда я говорю коллеге, что не могу сейчас работать над проблемой?

Я думаю, твоя проблема здесь в слове “роскошь”. Мало того, что линия не только протекает так же хорошо, если ее вырезать, но и намекает, что человек, пишущий вам по электронной почте, не так занят, как вы. Наверное, это воспринимается как “не у всех есть роскошь свободного времени на работе, как у вас”, что я не думаю, что вы пытаетесь передать.

Вместо этого, эту строку можно было бы переписать (убирая лишние “сейчас” и “прямо сейчас”) как:

Привет Бобу,

Я не смогу посмотреть на эту проблему прямо сейчас, так как я очень занят высокоприоритетным проектом.

Тем не менее, даже это может быть воспринято как оскорбительное! К сожалению, с людьми не так приятно работать, как с машинами. Метода bob.reply(ggiaquin16.busy, false); не существует. Хотя это хорошо, чтобы удалить эмоции и сохранить объективность вашей рабочей электронной почты, вы также должны быть осторожны, чтобы не быть эмоциями - всегда есть место, чтобы быть вежливым!

Как таковой, я бы на самом деле изменил строку дальше, чтобы добавить извинения, так как это вежливая вещь, когда вы причиняете неудобства. Это также поможет привести к остальной части вашего письма, где вы предлагаете вещи, которые вы может сделать, несмотря на то, что занят.

Привет Боб,

Извините, но я не смогу посмотреть на этот вопрос прямо сейчас, так как я очень занят с высокоприоритетным проектом. Однако, … {полезные вещи здесь}

Я знаю, что вы говорите, что вам нравится “резать пух” (и я могу относиться!), но добавление тех первых 2 крошечных слов делает всю разницу, где человеческое взаимодействие.

• *

Я хотел бы добавить, что я предпочитаю использовать фигуры речи в электронных письмах, как эти. Так что я могу сказать:

Привет Боб,

Извините, но я не смогу посмотреть на этот вопрос прямо сейчас ** так как мое ведро заполнено** с высокоприоритетным проектом. Однако, … {полезные вещи здесь}

(акцент на фигуру речи)

Тем не менее, вы должны быть осторожны с этим. В то время как хорошо понятная цифра может позволить лучше получать вашу электронную почту, неправильно использованная цифра навредит вам. Вот что происходит с вашим “роскошным” использованием в оригинальном письме.

Вам необходимо работать над своими навыками письменного общения.

Быть логическим и фактическим не имеет к этому никакого отношения. Вы намекаете на то, что не можете быть логическим и фактологическим, а также тактичным в своих письмах. Это просто неправда.

Посмотрим, почему пример был неверен:

роскошь времени

Время, потраченное на выполнение работы, не роскошь. Эта фраза подразумевает, что каждый, кто может сэкономить ресурсы для выполнения задачи, каким-то образом работает роскошно, пока вы работаете на выезде.

Вы также говорите:

Я пытаюсь сделать высокоприоритетный проект

Это подразумевает, что запрос Боба вредит вашим усилиям по выполнению задачи, которая, как вы утверждаете, стоит больше, чем работа Боба.

Прекратите это. Эти детали - только ваше мнение. Вы утверждаете, что не любите пух, но использование таких слов, как “роскошь” и включение важности вашей работы - это пух.

Как только вы вырезаете неважные детали, сосредоточьтесь на создании дружелюбной обстановки.

Вежливое, вежливое общение - это часть вашей работы. Политический климат не имеет значения.

Сосредоточьтесь на положительных предложениях:

Здравствуйте, Боб, я бы хотел, но в настоящее время я занят в другом проекте прямо сейчас. Может ли эта задача подождать, пока я немного освобожусь? Может быть в [X] [дни/часы]?

Включая конкретные даты и время помогает Бобу определить, что ваше письмо было искренним. Если вы просто ответите “У меня нет времени”, это будет выглядеть как “Уходите и не надоедайте мне”. Проще говоря, это делает вас плохим сотрудником.

Этот совет не является специфическим для вашей работы. Вашей компании не нужно назначать роли для этих электронных писем, потому что их сотрудники неспособны правильно взаимодействовать с людьми.

• *

Важное примечание: Признайте факты. Ваша электронная почта была снисходительной. Вы не хотели этого делать. Все в порядке, ошибки случаются. Мы здесь, чтобы учиться. Но вы должны принять факты здесь, чтобы вы могли двигаться дальше.

Полезные Советы:

• Факты не всегда полезны. Приоритет вашей работы не имеет значения, если ее не спросить конкретно, даже если это правда. Включайте их только тогда, когда это необходимо, никогда раньше.
• Если вы не передаете свои намерения, вы открываете свои слова для интерпретации. Всегда говорите, что вы имеете в виду и объяснить свое обоснование, если это двусмысленно.
• Немного “пух” идет долгий путь для вежливости. Тем не менее, это не совсем “пух”. Использование слов в тексте, которые объясняют ваши эмоции, является заменой Языка тела, и являются очень важными, если они добавляют ценность для интерпретации другого человека.
• Текст имеет тон. Английский язык достаточно обширен, чтобы выразить себя. Используйте его с умом и учитывайте вашу культуру, а также Коннотация . Если ваш текст настолько лаконичен, что теряет ваши намерения, он не лаконичен, он нечеткий.
• Никто не имеет возможности прочитать ваши мысли через компьютер. Все, что у них есть, это то, что вы пишете. От них не требуется выяснять ваши намерения. Если вы заставите их сделать это, вы не только будете в беде, когда они воспримут это неправильно, но вы также потратите их время, пытаясь препарировать это.
• Некоторые люди в этом лучше, чем другие. Если вы постоянно испытываете трудности с выражением своего мнения по электронной почте, ** найдите способ поговорить с другим человеком лицом к лицу**.

Если вы действительно не пытаетесь быть снисходительным, то вам придется работать с вашим боссом, чтобы придумать, как переписать вашу электронную почту. Например, вместо того, чтобы говорить людям, что вы

“не имеете роскоши времени, чтобы посмотреть на вопрос прямо сейчас”

ваш босс может предложить сказать что-то вроде

Я работаю над высокоприоритетным проектом, который, как мне кажется, я не могу прервать. Не могли бы вы связаться с этим вопросом (с моим боссом) и попросить его сказать мне, какой приоритет поставить на него?

Другими словами, вы не говорите отправителю, что его проблема неважна (что подразумевалось в вашем оригинальном письме). Вместо этого вы говорите, что ваш босс должен будет позвонить и решить, целесообразно ли менять то, над чем вы работаете.

Еще один подход, который вы можете попробовать, это то, что когда вы пишете такое письмо, постарайтесь представить себе, что вы отправили оригинальный запрос, и что этот запрос важен для вашей работы. Как бы вы отнеслись к ответу, который вы посылаете?

Несколько моментов кажутся мне проблематичными в этом отрывке:

• Фраза “роскошь времени” может означать, что вы думаете, что решение этой проблемы является просто “роскошью”, в то время как другой человек может посчитать это необходимостью. С их точки зрения, вы только что минимизировали нечто тревожное. Лично я нахожу это оскорбительным; на самом деле это не “роскошь”, чтобы работать, не так ли? Если вы хотите сохранить эту общую фразу, может быть, переключить ее на просто

• Окончание “Я пытаюсь сделать высокоприоритетный проект” также может быть воспринято неправильно, подразумевая, что другой вопрос является низкоприоритетным. Может быть, это щедрая интерпретация, но я не думаю, что фраза помогла. Я был бы не против, но другие - в том числе и ваш коллега - могут и не согласиться. Возможное изменение фразы было бы

• Общая лаконичность. Я … возможно, сделал плохую работу в письмах, которые я написал, и в последнее время я пытаюсь исправить это. Если это предложение является only часть письма, которое вы посвятили для решения этой проблемы, то это будет выглядеть довольно грубо.

Помимо замены или удаления этих первых двух проблемных фраз, я бы предложил расширить этот отрывок little немного больше.1 Вы можете, например, добавить

Я постараюсь добраться до этого, когда у меня будет больше времени - не стесняйтесь, напишите мне еще раз через день или два, если я не доберусь до этого раньше.

, который показывает, что вы действительно заботитесь о проблеме и поможет, когда вы можете. Я делаю это, когда это возможно. Это заставляет другого человека чувствовать себя хорошо, потому что он знает, что ты не забыл, это заставляет тебя чувствовать себя хорошо, потому что ты прошел часть пути к тому, чтобы помочь кому-то, и это заставляет твоего босса чувствовать себя хорошо, потому что сотрудники помогают друг другу и делают все, что в их силах. Это беспроигрышный вариант!

Кроме того, не повредит еще раз упомянуть об этом коллеге, если вы случайно увидите его позже, и просто повторите, почему вы не можете помочь прямо сейчас, но сможете позже.

Обычно мне нравится немного углубляться в эту тему, говоря о том, что я буду делать в будущем. Например, один из партнеров по лабораторной работе недавно прислал мне по электронной почте вопрос о том, проводил ли я еще какой-либо анализ данных спектроскопии, которые мы получили, и правильны ли его расчеты. Я рад, что не написал:

Нет, не написал. Я сейчас работаю над недельным набором задач.

Вместо этого я написал что-то вроде

Извините, у меня еще не было времени! Завтра я рассмотрю это более подробно, но если вы проверите спектральные линии на X, Y и Z нм, то сможете получить хорошую диагностику того, подходят ли наши линии к модели. Я свяжусь с вами, когда буду тестировать это.

Это немного более обнадеживающе, чем первый выбор, не так ли?

Если вы хотите спросить вашего менеджера для обратной связи по вашему следующему электронному письму, это может быть неплохой идеей. Они указали на проблему, и показать им, что вы работаете над ней, укрепляет доверие больше всего на свете. Может быть, это излишество, а может и нет; все зависит от вас. Общение очень важно. Убедитесь, что вы все правильно поняли.

• *

1 Вы пояснили, что ваше оригинальное письмо содержало пару абзацев, в которых говорилось о проблеме! Это здорово, похоже, что вы все сделали правильно. Поначалу меня волновало только краткое письмо. На данный момент, единственное, о чем вам нужно беспокоиться - это конкретная фраза, о которой я говорил в начале ответа.

Это снисходительно, потому что там написано: “Мои вещи важнее ваших вещей”

Лучшим подходом было бы заявить довольно нейтрально, что у вас есть текущий приоритет, который был назначен вам (какой бы орган власти не установил этот приоритет для вас), и попросить запрашивающего отправить свой запрос (какой бы орган власти не установил ваш приоритет для вас)

Преимуществом этого является то, что это не может быть интерпретировано как соревнование мачо между вами и запрашивающим лицом. Может оказаться, что вещи вашего босса более важны, чем вещи этого другого человека, и в этом случае это будет зависеть от вашего босса, а не от вас, чтобы сообщить об этом в изящной форме. Или кто бы это ни был, кто дал вам ваши приоритеты.

Это избавит вас от заявления, которое звучит так, как будто вы судите о том, что их потребность менее важна. Вот что было снисходительно.

Имейте это в виду: Необязательно цветущий язык очень часто несет в себе непреднамеренные значения.

“Я не смогу сделать это до наме-проектного срока” против “У меня нет роскоши, моя работа высокоприоритетна”. Для того, кто “в основном работает на логической/фактической стороне”, Вы включили туда несколько ненужных сообщений.

И Вы сделали это с помощью языка, который вызывает эмоции (“роскошь” вызывает гедонизм) и личное суждение (все Вы, кроме того, что назвали свою работу неважной), а не с помощью голых невосприимчивых фактов (Ваша простая недоступность и отсутствие свободы наклоняться).

Сохраняйте простоту, используйте маленькие слова, это менее вероятно приведет к непреднамеренным ощущениям.

Привет, Боб, в настоящее время у меня нет роскоши рассматривать этот вопрос, так как я пытаюсь сделать приоритетный проект.

Я не думаю, что ты бы так написал своей матери или отцу, не так ли?

Даже если бы ты так написал, ты бы так написал, если бы писал письмо с соболезнованиями (например, вдове войны)?

Самым ярким примером, который я прочитал, из различных тонов в письме, является Урсула ЛеГин Bryn Mawr Commencement Address (1986) – Я рекомендую, чтобы если бы я только видел, насколько разнообразие возможно – и как писать таким образом, который кажется знакомым или близким: а не далеким, и надменным, и пытаться скрыть эмоции и долгосрочные личные отношения и так далее в пользу “объективной истины”.

• *

Кроме того, вы не спрашивали об этом (т.е. вы спрашивали только о “тоне”), но content тоже не особенно полезен: он читается как критика (т.е. “вы не торопитесь”), но не как конструктивная критика (т.е. что им следует делать вместо этого? ) – вы оставили читателя на impasse.

Было бы более полезно сказать что-то вроде: “Я боюсь, что мне потребуется около 8 часов, чтобы правильно исследовать это, прежде чем ответить – если вы хотите, не могли бы вы, пожалуйста, запланировать это с моим менеджером? Потому что я не думаю, что смогу найти время, в противном случае”.

Ваша реакция действительно выглядит снисходительной, в основном потому, что она дает ощущение “перестаньте беспокоить меня, у меня нет на это времени”, которое вполне может быть таким, как вы чувствовали себя в то время.

Легко позволить этому прокрасться в ваше общение, даже если вы не имеете в виду это таким образом.

Я не думаю, что вам нужно пушить это или нянчиться с человеком, который написал вам по электронной почте; но вы можете оставить в стороне то, что вы чувствуете и ответить на самом деле:

Привет Боб,

Я занят работой над X, если это срочно, пожалуйста, дайте знать моему боссу, в противном случае я доберусь до него, как только смогу.

Короткий, сладкий, фактический, нейтральный и не снисходительный. Ключ в том, чтобы поймать то, что вы чувствуете в то время, и оставить все догадки или предположения по поводу их проблемы. Сосредоточьтесь исключительно на том, когда вы можете обратиться к нему, и ничего больше - в конце концов, это все, что они действительно хотят знать.

Это также дает вашему боссу возможность позвонить по поводу приоритетов, так как всегда есть шанс, что это более важно, чем то, над чем вы работаете.

Итак, если вы хотите продолжать работать там, у вас есть реальная проблема. Если ваш менеджер дважды говорил с вами о том, что вас воспринимают как грубого по отношению к коллегам, у вас есть проблема, большая, большая, чем ваша техническая проблема. Проблема не в том, как другие интерпретируют ваш тон, проблема в том, что вы пишете.

Большинство других уже опубликованных ответов верны и имеют хорошие очки.

Вот два, которые я подчеркну:

1. Правильность/логичность не оправдывает ваш тон. Прямо скажем так: вы начинаете выставлять вашего менеджера в плохом свете на его/ее работе.

2. Ваше отношение на самом деле пришло по электронной почте… точно. То, что вы на самом деле думали, но не собирались писать, пришли через к этому человеку. Хорошая новость в том, что вы не так плохи в этом, как вы думали (не сарказм).

Мой совет: В следующий раз, когда вам нужно написать письмо кому-то, кого вы раздражаете, нажмите на ответ, опустите ящики “To” и “CC”, затем напишите письмо. Сохраните его как черновик и запишите что-нибудь в свой календарь, чтобы посмотреть на него через час.

После того, как вы успокоитесь, перечитайте его. Если он вас не устраивает, перепишите его. Если он вас не устраивает, перепишите его. Повторите через час.

Как только вы будете довольны - распечатайте его и отнесите вашему боссу. Скажите что-нибудь вроде: “Я знаю, что раньше у меня были проблемы с моим тоном в электронной почте. Можете ли вы посмотреть на это очень быстро и убедиться, что у меня получилось лучше”. Не защищайтесь от того, что он говорит - вы хотите сделать это о возможности для вас учиться - будьте обучимы!

Я был там, где вы находитесь. Вы возможно в гораздо больших неприятностях, чем вы думаете.

Я получал много давления … в то же время удерживая некоторые выгоды в заложниках на основе [проекта] завершения.

Я не знаю, что это означает, если они не говорят, что вы не можете взять PTO, пока вы не закончите. В любом случае, звучит как хороший отдельный вопрос для рабочего места.SE

HTH.

Вы уже приняли ответ, а сама формулировка была проанализирована до смерти другими ответами, но я все равно добавлю этот ответ, потому что он может оказаться вам полезным. В частности, у меня есть 2 совета.

Первый:

Вы задумали свою формулировку как фактическую. Скажем так, она имеет нейтральный тон; это то, что вы имели в виду. Так откуда же взялся негативный тон, когда читатель интерпретировал его? От читателя, очевидно. Теперь реальный вопрос - “почему?”. Ваш читатель мог прочитать это с положительным или нейтральным вращением. Он мог бы дать вам преимущество сомнений относительно воспринимаемой негативной формулировки. Он этого не сделал.

Очень часто, когда я читаю электронную почту, я слышу голос писателя в моей голове. С привычными тонами и перегибами писателя. Подозреваю, что либо ваши F2F отношения с читателем, либо ваша репутация в офисе заставили читателя истолковать ваши слова отрицательно.

Так что в дополнение ко всем остальным советам о том, как вы могли бы сформулировать это по-другому, я предлагаю вам поработать над вашими отношениями с репутацией. В частности, начните с обращения к читателю и извинений за то, что расстроили его или, казалось бы, опорочили его проект. Затем начните обращать внимание на ваши F2F взаимодействия (на встречах, в комнате отдыха, в холле, …) и убедитесь, что вы не всегда выходите из роли Доктора Нет. Ищите возможности быть откровенно милыми.

Второй:

Мудрец однажды сказал мне, что вам сойдет с рук сказать почти все, что угодно, если вы скажете это с улыбкой. Так что подумайте о том, чтобы буквально добавлять улыбающиеся лица в свои электронные письма, когда тон может быть неправильно истолкован. И если впоследствии вы прочитаете заново и обнаружите, что улыбающееся лицо не совпадает со словами, то это подсказка для переформулировки формулировки.

Я предполагаю, что Боб протягивал руку помощи не потому, что Боб ожидает, что вы все бросите, а потому, что он должен знать, когда это будет рассмотрено и сделано.

“Привет, Боб, вопрос, о котором вы сообщили, находится в нашей рабочей очереди и будет расследоваться {ETA}, и на основании полученных результатов будет предоставлено разрешение ETA.”

Отсутствие системы продажи билетов, менеджеров проектов или даже команды приводит к тому, что ответственность за управление работой и общение с заинтересованными сторонами лежит на каждом из нас. Нет необходимости объяснять, почему конкурирующие работы были приоритетными по сравнению с просьбой Боба, пока Боб не вернется с ответом, указывающим, что он ожидает, что все произойдет быстрее, чем вы заявили.

В то же время, вы должны проконсультироваться с вашим менеджером, так что если Боб отталкивает вас назад, вы готовы дать соответствующий ответ, который ваш босс будет поддерживать. Это действительно вопрос рабочего места, так что я не буду идти дальше и вернемся к используемому стилю общения.

Сказав, что у вас нет “роскоши времени” будет плохо воспринято, потому что это означает, что вы единственный в компании, кто должен жонглировать мячами. Скорее всего, это также будет воспринято, так как вы испытываете неприязнь к Бобу. Хотя вы не сказали “У меня нет такой роскоши времени, как у вас”, получатель, скорее всего, заполнит это сообщение.

Объяснение того, что просьба Боба менее важна, чем другая работа, скорее всего, еще больше отпугнет получателя. Есть лучшие способы сказать это, но на самом деле я не думаю, что вам нужно идти туда, пока Боб не вернется, чтобы нажать на запрос, чтобы ускорить его.

Но если вы придете на этот мост, этот ответ должен звучать так: “Я понимаю, что это важно для вас, и это важно и для нас тоже”. Проблема в том, что еще один проект был определен как ближайший приоритет по сравнению с запросами такого рода"

Я бы не стал вдаваться в подробности в этот момент и ждать снова, чтобы увидеть, если Боб оттолкнется еще дальше. Если это все же произойдет, настало время поговорить с Бобом о реальном влиянии его просьбы на бизнес. Возможно, что ваше понимание проблемы привело к тому, что вы и ваша команда недооценили важность. Если это так, то, возможно, вам действительно стоит поставить запрос Боба на первое место. Но разговоры Боба о влиянии его просьбы на бизнес также помогут Бобу понять, что она действительно не выше.

Еще несколько различных советов, которые стоит упомянуть. На протяжении всего общения держитесь подальше от слов и фраз, которые являются агрессивными и направлены на Боба. Например, называйте проблему “своей” проблемой или проблемой (Вы этого не делали, а просто приводили пример того, что было бы агрессивной формулировкой). Используйте сочувствие к позиции Боба и, скорее всего, Боб также будет сочувствовать позиции, в которой вы находитесь. Используйте слова и фразы, которые рисуют картину того, что вы с Бобом в одной команде, чтобы решить эту проблему вместе, не навредив бизнесу в другом месте.

Бобу может не слишком заботиться о конкурирующем проекте. Держите уток в ряд, так что если это обострится, потому что вы с Бобом не можете договориться о приоритете против конкурирующего проекта, что, когда его пинают к людям, которые заботятся об обоих, решение идет в вашу пользу. Если это произойдет, вы хотите, чтобы Боб задуматься о вашем взаимодействии были доблестные попытки помочь Бобу избежать этой эскалации не удалось; и не шипнуть футбол, когда это произойдет. Вместо этого воспользуйтесь этим как возможностью для обучения с целью помочь следующему Бобу избежать такого же результата.

Многие другие ответы уже правильно указывают на то, почему то, что вы сказали, прозвучало грубо. Я хочу обратиться к более фундаментальному вопросу. В общении есть правило, согласно которому ответственность за понимание сообщения не является ответственностью, которая поровну распределяется между отправителем сообщения и получателем. Вместо этого ответственность за то, чтобы сообщение было ясным и недвусмысленным, лежит исключительно на отправителе сообщения. Пытаться определить, что именно вы задумали, зависит не от получателя сообщения. Если что-то в вашем сообщении может быть интерпретировано несколькими различными способами, не вините получателя, если он принял его не так, как вы задумывали.

В вашем вопросе вы, кажется, хотите оправдать свои действия, как “вырезание пуха”, но проблема в том, что когда вы делаете это, вы можете сделать ваше сообщение короче, но вы увеличиваете двусмысленность сообщения, когда вы делаете это. Надлежащее количество эффективной избыточности в сообщении увеличивает вероятность того, что получатель будет интерпретировать смысл так, как вы задумывали. Если вы решите не включать это в сообщение, то вы несете ответственность за то, что получатель получил сообщение, отличное от того, которое вы задумали. Очевидно, что будут моменты, когда, что бы вы ни делали, получатель будет неправильно понимать сообщение, но вы должны попытаться минимизировать это.

Смягчители воздуха и вежливость проходит долгий путь к созданию правильной атмосферы, в которой получатель не будет сообщать о вашем сообщении как о грубом, даже если он чувствует, что это было невежливо. Если вы решили пропустить их, вы делаете это на свой страх и риск.

Вы, кажется, избегаете принятия ответственности за ситуацию. Если вы не исправите это сейчас, следующее правонарушение может привести к потере работы или к формальному предупреждению. Я настоятельно рекомендую вам исправить это, чтобы больше такого не повторилось. Я также призываю вас подумать, если в ваших интересах продолжать работать там, где вы сейчас находитесь. Мне кажется, что ваш менеджер может сыт вами по горло, и в конце концов он может просто захотеть выкинуть вас из организации. Меня там нет, поэтому у меня нет возможности узнать, так это или нет, поэтому я предлагаю Вам рассмотреть эту возможность.

Возможно, Вы можете обратиться за помощью к другу, который работает там, чтобы он прочитал Вашу электронную почту перед тем, как Вы ее отправите.

Решение, хотя на самом деле оно и не отвечает на ваш вопрос, заключается в том, чтобы переслать запрос вашему начальнику и попросить его решить, является ли он более приоритетным, чем та работа, которую вы выполняете в настоящее время. Если это не так, то он может назначить работу кому-нибудь другому в вашей команде или же вернуться к человеку, который просит о работе, или к менеджеру этого человека и объяснить, что отдел слишком занят, и тогда менеджеры могут либо поспорить об этом, либо пойти к более старшему менеджеру для арбитража.

Развернуться и ответить на действительный запрос о работе в стиле “нет, я слишком занят” никогда не покажется грубым, снисходительным или (в лучшем случае) слабаком. Если работа должна выполняться, то someone должен это сделать.

Если запрос someone недействителен (возможно, потому что человек, запрашивающий работу, на самом деле не должен делать запросы такого типа), то подняв его с вашим боссом (и, таким образом, косвенно босс запросчика), вы остановите возникающую ситуацию снова.